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智能交互式無紙化會(huì)議系統(tǒng)

系統(tǒng)概述

無紙化會(huì)議系統(tǒng)是使用現(xiàn)代通訊技術(shù)、音頻技術(shù)、視頻技術(shù)、軟件技術(shù)，通過文件的電子交換實(shí)現(xiàn)會(huì)議的無紙化。其特征是：文件傳輸網(wǎng)絡(luò)化，文件顯示電子化，文件編輯智能化，文件輸入輸出可控化。無紙化會(huì)議系統(tǒng)的一個(gè)基本特征是：會(huì)議室設(shè)有公共視頻顯示的大屏幕和每個(gè)席位單獨(dú)控制和使用的席位顯示器，選擇席位顯示或稱異步顯示時(shí)，由與會(huì)者自行操作該無紙化會(huì)議終端，同時(shí)無紙化會(huì)議終端如同一臺(tái)獨(dú)立使用的標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算機(jī)，每個(gè)參會(huì)者可以自主地在顯示公共信號(hào)的同步顯示或異步顯示之間一鍵切換。

無紙化會(huì)議系統(tǒng)的應(yīng)用解決了傳統(tǒng)會(huì)議中存在的各類問題：會(huì)議過程資料傳送復(fù)雜，會(huì)議文檔打印耗時(shí)、浪費(fèi)，設(shè)備繁多操作復(fù)雜，功能單一，會(huì)議效率低下，保密性不強(qiáng)等問題，通過在會(huì)議室部署無紙化會(huì)議系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)會(huì)議前、中、后的一體功能管控與應(yīng)用，把大量會(huì)議文檔電子化，把大量會(huì)議應(yīng)用功能界面化，使復(fù)雜的會(huì)議過程變得非常輕松、高效，同時(shí)具有保密性高，功能豐富、操作便捷、節(jié)能環(huán)保等特點(diǎn)，可廣泛應(yīng)用于學(xué)校會(huì)議室等場(chǎng)景。

需求分析

目前，學(xué)校召開的諸多會(huì)議上，通常都是將會(huì)議材料和文件發(fā)給每個(gè)參會(huì)者，與會(huì)者人手一份，這就需要復(fù)印大量的會(huì)議材料，耗費(fèi)大量的紙張；同時(shí)，與會(huì)者為了傳達(dá)會(huì)議精神，又把上級(jí)部門的會(huì)議材料和文件復(fù)印后下發(fā)基層各級(jí)單位，如此反復(fù)，往往舉行一次會(huì)議，向下級(jí)部門傳達(dá)會(huì)議內(nèi)容和精神，也需要印制大量的會(huì)議材料和文件，耗費(fèi)大量的物力和人力資源。綜合來說目前會(huì)議文件用紙有如下幾個(gè)特點(diǎn)：

1.用紙量大。類似代表會(huì)議、換屆會(huì)議等，由于開幕式、大會(huì)報(bào)告、小組討論（出簡(jiǎn)報(bào)）、大會(huì)發(fā)言、決議、閉幕式等程序，每次開會(huì)都產(chǎn)生許多文件資料。

2.用紙浪費(fèi)。印有議程、出席人員等的一些會(huì)議文件，在會(huì)后無實(shí)際作用，無故增加了用紙量。而且開會(huì)過程中分發(fā)的各種會(huì)議材料，大都單面印刷，人手一份，這些資料的印刷會(huì)消耗大量的紙張，而生產(chǎn)紙張的代價(jià)，是大量來自原始森林的木材、甚至上百年的老樹被砍伐。

3.文件回收問題。會(huì)后許多與會(huì)者將文件丟棄在會(huì)場(chǎng)，帶走文件的同志也不知事后如何處理。文件回收問題得不到很好的解決。

4.保密隱患問題。由于機(jī)關(guān)內(nèi)部在文件清退、銷毀環(huán)節(jié)存在一定疏忽，會(huì)議上下發(fā)的保密文件資料，在會(huì)議結(jié)束后沒有及時(shí)回收，使得紙質(zhì)文件成為泄密的最大通道。

這些問題，是前進(jìn)中的問題、發(fā)展中的問題，我們必須高度重視，采取有效措施切實(shí)加以解決。網(wǎng)動(dòng)無紙化會(huì)議系統(tǒng)的出現(xiàn)，有效解決了傳統(tǒng)紙張會(huì)議中所遇到的問題。

無紙化會(huì)議系統(tǒng)提供考勤管理、會(huì)議議程、會(huì)議投票、分組討論、資料查閱等多種功能，為政府單位以及企業(yè)提供一個(gè)極為實(shí)用的會(huì)議平臺(tái)。通過這個(gè)平臺(tái)，各部門單位可進(jìn)行實(shí)時(shí)的會(huì)商和有效的信息溝通；改變了傳統(tǒng)會(huì)議模式的效率低、操作復(fù)雜、形式單一、資源浪費(fèi)、保密隱患等問題。實(shí)現(xiàn)新型會(huì)議的全程無紙化概念。本方案將重點(diǎn)描述平無紙化會(huì)議系統(tǒng)的應(yīng)用模式，為無紙化會(huì)議探索先進(jìn)而便捷的應(yīng)用模式，探索新途徑。

系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)

由于采用了先進(jìn)的技術(shù)手段，將大幅度提高辦會(huì)效率。無紙化會(huì)議管理系統(tǒng)的主要優(yōu)勢(shì)如下：

1. 辦會(huì)人員在辦公室就可以預(yù)定會(huì)議室、部署會(huì)議資料等工作。如果會(huì)議資料發(fā)生變化，可立即通過會(huì)議系統(tǒng)進(jìn)行更新，提高了會(huì)議的響應(yīng)能力。

2. 通過會(huì)議系統(tǒng)可以了解其他參會(huì)人員的出席情況。

3. 會(huì)議資料數(shù)字化后，參會(huì)人員可以方便的定位所關(guān)心的內(nèi)容，而不會(huì)有任何遺漏。